Es un documento que refleja el desarrollo de una reunión:
puntos tratados y acuerdos adoptados.
Sirve de resumen y recordatorio para todos los implicados en
un determinado asunto.
La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las
funciones de secretario(a) de la reunión.
¿Qué datos tendría que incluir?
- Fecha y hora de la reunión
- Nombre del grupo o entidad que se reúne
- Nombre y cargo de los participantes
- Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.
- Aprobación del acta de la reunión (si procede)
- Listado de documentación presentada en la reunión
- Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.
- Firma del secretario y, a veces, del presidente o director
- Responsabilidades impartidas y plazos
¿Cómo debe
ser un acta?
Las actas deben recoger la información de manera detallada,
completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.
En acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el
transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste
de opiniones.
Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse
en cuenta para elaborar un acta:
La coherencia: Consiste
en mantener la uniformidad al hacer referencia al as personas implicadas; por
ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por
su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.
La objetividad:
Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas
implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen
apreciaciones subjetivas.
Aprobación de actas
Si hay varias reuniones en torno a un mismo asunto, se suele
aprobar en cada reunión el acta correspondiente a la anterior. Si alguien no
está de acuerdo en algún punto debe ponerlo de manifiesto, ya que puede
tratarse de alguna cuestión legal.
ACTA DE UNA SESIÓN:
ACTA Nº 01
En la ciudad
de Esmeraldas, a los seis días del mes de Octubre de 2011, en la sala de
sesiones de la Cooperativa de Vivienda “El Sol del futuro”, a las 17H00 se
reúnen en Asamblea General 100 socios, cuyos nombres se detallan en la lista adjunta,
con el propósito de tratar el siguiente orden del día.
1. Constatación de quórum
2. Lectura del acta anterior
3. Elección de la nueva directiva
4. Asuntos varios
Desarrollo:
PRIMERO: Una vez constatado el quórum
reglamentario, el señor presidente declara instalada la sesión.
SEGUNDO: Se da lectura por parte de
Secretaría, misma que es aprobada sin ninguna observación.
TERCERO: A continuación, se inicia con la
elección de la Nueva Directiva, misma que después de un gran análisis y tomadas
las votaciones en forma libre y democrática, se presenta las ternas para cada
una de las dignidades siendo elegidos por la mayoría de sufragios, los
siguientes socios, que representarán a la institución en el periodo 2012 -2013.
PRESIDENTE: Carlos Arrobo
VICEPRESIDENTE: Humberto Flores
SECRETARA DE ACTAS Y COMUNICACIONES: Cecilia Vásquez
TESORERA: Carmen Nogales
Vocales Principales: César Cerón
Vocales Suplentes: Ricardo Montenegro
Una vez
posesionada la nueva directiva, rinden promesa de ley ofreciendo todos cumplir
fiel y lealmente los deberes que les impone el ejercicio de los respectivos
cargos.
CUARTO: por no haber ningún asunto que
tratarse en este punto, el señor presidente declara clausurada la sesión,
siendo las 22h00 firmando la siguiente Acta, el señor presidente y secretaria
que certifica.
Sr.
Carlos Arrobo Sra. Cecilia Vásquez
PRESIDENTE SECRETARIA
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